Polityka prywatności

Jakie dane zbieramy, po co, na jakiej podstawie, jak długo je trzymamy i co możesz z nimi zrobić.

1. Kto jest administratorem

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu jest WALTER HERZ Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa. Kontakt w sprawach danych: office@walterherz.com, telefon +48 22 11 200 11.

Biurowcewpolsce.com jest portalem informacyjnym i nie jest stroną transakcji. Obsługę zapytań prowadzi Walter Herz jako niezależny doradca.

2. Jakie dane zbieramy i na jakiej podstawie

Nie zbieramy niczego „na zapas". Poniższa tabela opisuje procesy związane z funkcjami portalu i obsługą zgody. Odbiorców oraz techniczne przepływy danych opisujemy dodatkowo w sekcjach 4, 6 i 7.

Kiedy	Co zbieramy	Po co	Podstawa prawna	Jak długo
Zapytanie o ofertę lub kontakt z doradcą	imię i nazwisko, opcjonalnie firma, e-mail, telefon, treść zapytania, kontekst (budynek, oferta)	odpowiedź na zapytanie i prowadzenie rozmowy	art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO — działania przed zawarciem umowy oraz uzasadniony interes	do 3 lat; potem rekord jest anonimizowany, a kopia pozostaje do utworzenia 30 nowszych, poprawnych archiwów (przy codziennym harmonogramie około 30 dni)
Zabezpieczenie formularza przed duplikatami i nadużyciem	jednokierunkowy skrót adresu IP oraz skrót losowego identyfikatora próby; nie wysyłamy ich do GA4	limit liczby zgłoszeń i rozpoznanie bezpiecznego ponowienia po timeout	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — bezpieczeństwo i niezawodność formularza	skrót IP do 24 godzin, skrót próby do 30 dni
Zapis na newsletter	adres e-mail, treść zgody, data i adres IP zapisu	wysyłka newslettera i wykazanie, że zgoda została udzielona	art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej — zgoda	do wycofania zgody; dowód zgody 3 lata dłużej
Zgłoszenie korekty danych	opis błędu, adres strony, opcjonalnie e-mail	poprawienie danych i odpowiedź zgłaszającemu	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: rzetelność publikowanych danych	2 lata
Zgłoszenie budynku lub oferty przez właściciela	dane kontaktowe, rola, dane obiektu, materiały graficzne	weryfikacja i publikacja karty budynku	art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO	przez czas publikacji karty i 3 lata po jej wycofaniu
Dostęp do oferty poufnej (NDA)	dane strony umowy o poufności, zakres udostępnionych informacji, daty	wykonanie umowy o poufności i wykazanie jej przestrzegania	art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO	przez okres obowiązywania NDA i 6 lat po jego zakończeniu
Zgłoszenie uwagi w wersji testowej	imię, opcjonalnie e-mail, opis, zrzut ekranu, parametry przeglądarki	poprawienie serwisu przed uruchomieniem	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: jakość serwisu	do zakończenia testów, nie dłużej niż 12 miesięcy
Wyświetlenie banera i zapis wyboru zgody	adres strony, język, user-agent, adres IP, czas i stan zgody	obsługa preferencji oraz wykazanie wyboru użytkownika	art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO — obowiązek rozliczalności i bezpieczna obsługa zgody	do 12 miesięcy, zgodnie z ustawieniem Cookiebota
Uruchomienie Google Tag Managera po zgodzie	adres IP, adres strony i informacje techniczne przeglądarki; zakres zależy od aktywnych znaczników	dostarczenie zaakceptowanych znaczników statystycznych i marketingowych	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda	wycofanie zgody zatrzymuje kolejne uruchomienia; okresy usług z kontenera podaje deklaracja ciasteczek
Otwarcie jednej z dwóch map interaktywnych	adres IP, adres strony i informacje techniczne żądania	pobranie kafli CARTO i pokazanie lokalizacji na mapie	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: czytelna prezentacja lokalizacji	CARTO deklaruje retencję danych osobowych do 2 lat; nie zapisujemy osobnej kopii tych żądań

3. Czego nie robimy

Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych do celów marketingowych osób trzecich.
Nie profilujemy Cię i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji automatycznie. Dopasowania w narzędziach porównawczych liczą się w Twojej przeglądarce na podstawie kryteriów, które sam podajesz, i nie tworzą profilu. Jeżeli kiedykolwiek uruchomimy z kontenera znaczników narzędzie analizujące zachowanie, zadziała ono wyłącznie po Twojej zgodzie i będzie wymienione w deklaracji ciasteczek w punkcie 6.
Kliknięcie w wezwanie do kontaktu nie jest zgodą marketingową. Zgoda na newsletter jest osobna i wymaga potwierdzenia z wiadomości.
Nie przekazujemy zapytania dalej bez Twojej wiedzy. Rolę w konkretnym procesie ujawniamy przed rozpoczęciem rozmów.

4. Komu przekazujemy dane

Dane trafiają wyłącznie do podmiotów, które są nam potrzebne do wykonania opisanych wyżej celów:

Dostawca hostingu — przechowywanie serwisu i bazy danych.
Dostawca poczty wychodzącej — wysyłka newslettera i wiadomości potwierdzających.
WALTER HERZ Sp. z o.o. — obsługa zapytań ofertowych i doradczych.
Usercentrics A/S (Cookiebot) — wyświetlenie banera, zapis stanu zgody i prowadzenie automatycznej deklaracji ciasteczek. Przed decyzją dostawca przetwarza technicznie adres strony, język, user-agent i adres IP potrzebny do dostarczenia właściwej wersji banera.
Google Ireland Limited (Google Tag Manager) — dostarczenie kontenera znaczników dopiero po zgodzie na statystykę. Faktyczne usługi uruchamiane z kontenera są wykazywane w deklaracji ciasteczek poniżej.
Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Clarity) — analiza sposobu korzystania ze stron: zapis ruchu wskaźnika, kliknięć i przewijania oraz mapy cieplne. Uruchamia się wyłącznie po zgodzie na statystykę. Treść pól formularzy jest maskowana i nie trafia do zapisu.
CartoDB Inc. (CARTO) — dostarczenie kafli dwóch map interaktywnych; przy ich otwarciu dostawca otrzymuje adres IP i dane techniczne żądania. Pozostałe mapy są statycznymi obrazami z naszego serwera.
Organy uprawnione na podstawie przepisów — wyłącznie na żądanie mające podstawę prawną.

Dane z formularzy przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej. W związku z obsługą Cookiebota, CARTO oraz — po zgodzie — Google Tag Managera i Microsoft Clarity dane techniczne mogą być przetwarzane także poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Dostawcy wskazują jako zabezpieczenia decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, w tym EU–US Data Privacy Framework dla podmiotów certyfikowanych, lub standardowe klauzule umowne, gdy są wymagane. Szczegóły opisują polityka Cookiebota i zasady transferów Google; kopię informacji o stosowanych zabezpieczeniach możesz uzyskać także, kontaktując się z nami. Przed uruchomieniem nowego znacznika weryfikujemy jego odbiorcę, kraj przetwarzania i właściwy mechanizm transferu.

5. Twoje prawa

W każdej chwili możesz:

uzyskać dostęp do swoich danych i kopię tego, co o Tobie mamy;
sprostować dane nieprawidłowe lub uzupełnić niekompletne;
żądać usunięcia danych, jeżeli nie mamy podstawy, by je trzymać dalej;
żądać ograniczenia przetwarzania na czas wyjaśnienia sprawy;
przenieść dane, które przekazałeś na podstawie zgody lub umowy;
sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na uzasadnionym interesie;
wycofać zgodę marketingową — jednym kliknięciem w stopce każdej wiadomości, bez logowania i bez podawania powodu. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek sprzed wycofania.

Wniosek wystarczy wysłać na office@walterherz.com. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Przysługuje Ci również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

6. Ciasteczka i pomiar

Publiczna część serwisu zapisuje w pamięci lokalnej przeglądarki wyłącznie stan interfejsu bez danych kontaktowych, m.in. zapisane oferty, porównanie i brief. Adres newslettera, kryteria przekazane doradcy oraz kopie zgłoszeń kontaktowych są w bieżącej wersji przechowywane tylko w pamięci otwartej karty; źródłem prawdy po wysłaniu jest rejestr serwera. Wyjątkiem jest szkic formularza zgłoszenia nieruchomości: zapisujemy go lokalnie tylko po użyciu przycisku „Zapisz szkic”, do czasu wysłania albo usunięcia danych przeglądarki. Nie są to ciasteczka. Starsze wersje mogły zapisać lokalne kopie alertu, newslettera lub zgłoszenia; jeżeli je wykryjemy, poniżej pokażemy osobny przycisk usuwający tylko te trzy historyczne kopie. Dane przesłane formularzem trafiają na serwer zgodnie z celami i okresami opisanymi wyżej. Oddzielny, chroniony panel redakcyjny używa niezbędnego ciasteczka sesji do logowania.

Rejestr zgłoszeń stosuje minimalizację przy każdym nowym zapisie i każdym bezpiecznym odczycie w panelu: usuwa skrót IP po 24 godzinach, skrót próby po 30 dniach, a po trzech latach pozostawia wyłącznie anonimowy numer techniczny, datę i stan dostarczenia. Dzięki temu ciągłość numeracji nie wymaga zachowania danych kontaktowych. Codzienna kopia przed utworzeniem uruchamia tę samą retencję; przechowujemy najwyżej 30 kopii dziennych. Po odtworzeniu kopii retencja musi zostać wykonana przed udostępnieniem rejestru w panelu.

Po zgodzie na statystykę korzystamy z Google Tag Managera, który zarządza znacznikami, oraz z Google Analytics 4, który mierzy korzystanie z serwisu. Zgodą zarządza Cookiebot. Bez zgody statystycznej kontener GTM i pomiar GA4 pozostają nieaktywne. Funkcje wymagające zgody marketingowej pozostają wyłączone, dopóki nie udzielisz również tej zgody. Kategorie zgód są więc rozpatrywane oddzielnie, a nie jako jeden wspólny przełącznik.

Zgodę możesz zmienić lub wycofać w każdej chwili — jest to tak samo łatwe jak jej udzielenie: . Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem tego, co działo się wcześniej.

Poniższa lista pochodzi ze skanowania Cookiebota. Traktujemy ją jako pomocniczy rejestr i okresowo porównujemy z opublikowanym kontenerem GTM, ponieważ znaczniki uruchamiane dopiero po zgodzie nie zawsze są wykrywane przez automatyczny skan.

7. Mapy

Na kartach budynków i lokali mapa jest obrazem przygotowanym na naszym serwerze. Twoja przeglądarka nie łączy się przy niej z żadnym podmiotem zewnętrznym i nie są potrzebne żadne zgody.

Wyjątkiem są dwie strony z mapą interaktywną — mapa portalu oraz wyniki wyszukiwania w widoku mapy. Tam przeglądarka pobiera kafle z serwerów CARTO, więc Twój adres IP i dane techniczne żądania trafiają do tego podmiotu. Podkład wykorzystuje dane OpenStreetMap zgodnie z widocznym oznaczeniem autorstwa; sama przeglądarka nie łączy się przy tym z OpenStreetMap Foundation.

Mapę interaktywną można pominąć: lista budynków z adresami zawiera te same informacje.

8. Bezpieczeństwo

Połączenie z serwisem jest szyfrowane. Hasła kont redakcyjnych przechowujemy wyłącznie w postaci skrótu — nie zna ich nikt poza właścicielem konta. Dostęp do danych zgłoszeń i ofert poufnych mają wyłącznie osoby z odpowiednimi uprawnieniami, a każde otwarcie materiału poufnego zostaje zapisane z nazwiskiem, czasem i adresem IP.

9. Zmiany tej polityki

Zmiany opisujemy w rejestrze zmian. O zmianie dotyczącej zakresu przetwarzania lub podstawy prawnej informujemy przed jej wejściem w życie — jeżeli mamy Twój adres, wiadomością.